お役所対応 ご参考になれば…

5月25日(日)

5月12日(月)にアップした記事の「その後」です。

6年前に亡くなった父が使用していた電話回線をそろそろ解約しようとした件です。
父が使用していた回線は、祖母の代から継承してきた実家の電話番号だったので、すぐに解約してしまうのも忍びなく、父宛ての電話もかかってくるかもしれないと、しばらく回線は生かしたままにしていたんですが、毎月「回線使用料」というよく分からない名目で1810円も請求が来るので、もうそろそろ解約しようかと。

ところが、NTTに電話して解約の旨を伝え、名義人の名前は父の名前になっていたので「もう亡くなったので」と伝えたところ、死亡・除籍を証明する書類を添えて出さなくてはならなくなったのです。

あれから2週目の23日(金)、かなり無理をして職場を早めに退出して、なんとか5時の閉庁時刻までに世田谷区役所に滑り込み、ようやく父の除籍謄本を入手しました。
 
今回の私のようなケースは決して特殊なことではないと思います。おじいさん・おばあさん・ご両親が亡くなって、しばらく生かしてあった電話回線を解約したいということはどなたにもあり得ることでしょう。
ふつふつとした思いを込めて記しておきますので、ご参考にしていただけたら幸いです。


NTTへの電話で、「契約者本人が亡くなった」と言ってはいけません !

故人が使っていた電話回線、残された家族にも思い出もあるでしょうが、契約者本人が「亡くなった」と言ってはいけません!
それを言ったとたんに、本人が死亡したことを証明する書類(除籍謄本など)をあわせて提出しなくてはならなくなり(=そのために平日に役所に行かなくてはならない)、大変な手間が発生します!
その間も「回線使用料」という意味のよく分からないものが発生します。

「本人」が解約を申し出るのならば、生年月日ぐらいは電話口で聞かれるでしょうが、とくに証明書は不要なんだそうです。ところが一言でも「本人が死亡した」と言ってしまうと、いまは「サービス向上のため」と称して通話が録音されているので、「聞かなかったことにはできない」んだそうです。いったい何のための「サ-ビス向上」なんでしょうかね? 
 
一方、「本人」と名乗って電話をすれば、生年月日や住所などの基本情報は聞かれるでしょうが、特別に本当に本人からの申請かどうかを証明するものは不要。ということは、もし悪意の第三者が勝手に解約もできてしまうということ…?それでいいんでしょうかね?
また、もし明治40年生まれのおばあさん(←すでに他界)名義の電話回線がまだずっと継続していて、それを家族が解約する場合も、「本人」を名乗って「明治20年生まれです」と言えば通ってしまうということなんでしょうかね~(冷笑)?

なんとまあ形式的・役所的ですこと。NTTってかなり前に民営化されたんじゃなかったでしたっけ?


死亡による除籍が住民票に記載されているのは5年以内(世田谷区の場合)

世田谷区本庁は平日8時半~17時しか開庁していませんが、出張所ならば土曜日も開いています。 ただ、出張所で取れる証明は、住民票・印鑑登録などごくごく限られたもののみ。

でも、今回ふと頭をよぎったのは、同居していた父が亡くなった場合、家族全員が記載されている住民票を取れば、「〇年〇月〇日死亡により除籍」という一行が記載されているはずなので、それで死亡したことの証明になるのではないかと。
ところが父が亡くなったのは2008年、今から6年前です。そうなると住民票から「除籍」の文字は消えてしまうそうなんです!

出張所に行く前に電話して色々と尋ね、たまたま「亡くなられたのはいつですか?」という話しになったから分かったのですが、もし直接出向いていたら無駄足になったばかりか、有料で発行してもらう住民票そのものが無駄になるところでした!(→役所に行く前によく確認を!)

たしかに「住民票」は、いま生きている人が「そこに住んでいる」ことを証明するもの。亡くなった家族の情報をずっとは残さないというのも理解できます。
だったら、土曜日に開いている出張所でも、戸籍謄本や除籍謄本ぐらい発行できるようにすべきではないでしょうか!? 


除籍謄本をもらうには

本庁の開いている平日8時半から17時の間に(仕事を半日休んで)戸籍係の窓口に行かなくてはなりません。 しかも1通発行してもらうのに750円もかかるのです!
(↑ 元データを検索してプリントアウトするだけの「サービス手数料」っていったい何?こっちは長年住民税を払い続けてるんですけど…!)
 
あと、戸籍係に行って申請するのに、故人の息子であるこちら本人を証明するもの(免許証・パスポートなど)を持参することをお忘れなく!これがないと発行してもらえず2度手間になります。

いまは窓口に行かなくても郵送による申し込み・送付の制度もあるのですが、世田谷区のHPから各種申請書の書面をプリントアウトし(←けっこう分かりづらくて面倒)、料金は郵便局へ行って郵便為替にして(郵便局もまた平日の限られた時間に行かなくてはいけない!)、こちらの本人確認できるもの(免許証など)のコピーを添えて郵送で申し込み、発行してもらうまでにだいたい10日間もかかるんだそうです!(←いちいち頭にきませんか!?)

これが21世紀の「お役所仕事」でしょうか?


窓口で気づけて助かったこと!

亡き父とは本籍の地番は同じですが、長男の私とは「世帯」が違うので、同じ本籍でも父と私は別だったんです。

すると、父の除籍謄本には父が亡くなった日付と除籍は記載されていますが、私が父の息子(相続関係にある者)であることの証明にはならず、今回のNTTに提出する書類としては不完全だったのです。これは父の除籍謄本を発行してもらって、実際に目を通してみて初めて気づいたこと。

そこでさらにもう1通、私を筆頭とする戸籍謄本も発行してもらいました。
ちなみに除籍謄本1通=750円、さらに私の戸籍謄本1通=450円、合計1200円(←私のふだんの昼食代の2日分です!)を窓口で支払いました。

今回幸いしたのは、NTTから送られてきた申請書類と、そこに添付すべきものの書かれた書面を、いつか区役所に寄れる時間があったらと、毎日カバンに入れて持ち歩いていたこと。

父の除籍謄本を発行してもらう際に、窓口では使用目的も聞かれますから、NTTからきた書面に記載された必要な書類に前もってマーカーで印をつけておいたんです。
そこに「除籍された人と相続関係にあることが証明できるもの」という括弧書きの一文を見つけたたのです!
単に「父の除籍謄本を1通」とだけ覚え込んで子どもの使いのような感覚で区役所を訪ねていたらおそらく気づけず、二度手間になるところでした!

また、もし窓口へ出向く手間を惜しんで郵送で申請していたら、完全に2度手間になるところでした。まず父の除籍謄本を申請してから送られてくるまでに10日。NTTに送る前にそれだけでは不備であることに気づけたとして、私の戸籍謄本をまた申請するまでに何日か。そして申請してから郵送されてくるまでにまた10日…なんだかんだ1か月かかってしまうところでした! 

<ポイント>

ここまで長々と書きましたが、役所に必要書類を取りに行く場合、次の点がポイントです。

★いきなり窓口に行かず、必ず事前に電話で確認すること

★何のために何が必要なのかを、なるべく具体的に問い合わせること

★手続きにどんな書類が必要かを書かれた紙は必ず持参すること

★目的のために必要なことがらを確認し、「こういう場合は?」という目でチェックすること


そしてもうひとつ重要なこと!

行政サービス向上への提案

以前、上の娘を保育園へ入所させるにあたり、最寄の保育園に申請用紙が置いてなくて、その申請用紙を取りに行くためだけに区役所の窓口の開いている時間に行かなくてはならず、担当窓口に文句を言いました。

それから7年後、下の娘の時にも何も変わっていなかったので、区役所にかなりきつく申し上げました。
だいたい子どもを保育園に預けるのは両親とも働いているから。「申請」には就業証明書などほかの書類もそろえて提出しなくてはいけないので、区役所の開いている時間帯に行くしかありません。でもせめて申請書の用紙ぐらいは各保育園に置いておくべきでしょう、と。何でもかんでも窓口の開いている時間に取りに来いとは何様なんですか、と。

保育園は朝7時半から開いてます。近所の保育園を何か所か見て先生とお話ししたりして、その場でせめて申込用紙と申請に必要な他の書類リストぐらいもらえるようになぜできないのか、と。
申請用紙そのものはコピーでも構わないわけで、常に各保育園に配送して部数をそろえておかなくても、原紙を各保育園に配布し、要望があればその場でコピーして(有料でもよい)渡すぐらいの対応はできるはず。たったそれだけのことが7年もかかってなぜ出来てないのか、と。

先日確認したとろろ、今はようやくそのような形に改善されているようです。とにかく不条理なことに対しては区民が声を大にして言っていかなければ変わらないのです!



今回つくづく思ったのは、役所の窓口を平日のもう少し遅い時間まで、および土曜日も開け、住民票と印鑑登録だけでなくもう少し色々と対応できるようにすべきだということ。そしてせっかく区役所のホームページがあるのなら、その用途をもっと使いやすいものにすべきだ、ということ。

いまはネットで簡単に商品を選んで申し込み、カード引き落としなどで料金を支払い、すぐに商品が送られてくる便利な時代。焼肉店では、席に備え付けの画面をタッチして注文でき、会計金額まで瞬時に出ます。

区役所でもせっかくホームページまで作っているのなら、その画面上で各種証明書の申請・代金振り込みができてもいい時代ではないでしょうか?

もっとも役所で管理されている個人のデータはバリバリの個人情報ですから、第三者が勝手に申請できないように、本人であることの確認には十分な保護が必要でしょう。生年月日やパスワードを入れるだけの単純なものではなく、予め区民であり本人であることを証明して登録しておくことも必要かもしれません。

でもそこさえクリアしておけば、24時間いつでもHPにアクセスして、発行してもらいたい書類をクリックで選択し、希望する通数を入れると合計金額が表示され、振込・カード決済などを選択し、入金手続きが完了すれば速やかに発行してもらえて、せいぜい2~3日で手元に届くようにできるはず! 

また各種証明書も、まあ郵送料は請求されてもいいと思いますが、よほど特殊なことを証明してもらうのでなければ、元データからプリントアウトするだけの証明書を窓口で受け取る場合は無料化(せめて今の料金よりも大幅に減額)しても良いと思いませんか?

あと、HP機能の充実と合わせて、PCを自宅に持っていない人だって多いのですから、いま時の世間並のサービスを考えたら、役所の窓口も平日はせめて19時ぐらいまで、土曜日も午後4時ぐらいまでは開けて、住民票と印鑑証明だけでなく、もう少し基本的な申請ぐらいできるようにすべきではないでしょうか?
土曜日は出張所で住民票と印鑑証明だけしか取れないのでは、いかにも「土曜日も区民のために窓口は開けていますよ」という形式的なアピールに過ぎず、ほとんど役に立たないと言わざるを得ません。



さらに、5月12日の記事にも書いたように、ひとりの死亡届を戸籍係に出したら、そこがすべての元データとなって、国民健康保険の解約の手続き、介護サービスの解約の手続き、年金支給の停止など、国・東京都・世田谷区すべて横の連携で一貫して手続きができてもいいはずではないでしょうか!?

少しは「時代に合った行政サービス向上」に向けて、「要望」というよりも「提案」として、世田谷区のHP内にある「区長へのメール」にしっかり投稿しておいたのが先週の土曜日(17日)。
23日(金)の夕方5時前に区役所の戸籍係を訪ねた折、戸籍係のトップは外出していたので次長と話しましたが、まだ区長へのメールの内容は伝わっていなかったようです。19日(月)~23日(金)まで役所の開いている1週間たっても、区民の声が担当課へ届いていないんです。

区民の声は必ず関係各所に伝達して、なんらかの打ち返しをいただくよう重ねて申し入れてきた次第ですが、こんなペースのお役所仕事で、さて本気で住民サービスの向上に向けて少しは動いてくれる気があるのやら…
 
むしろ今回、窓口で対応して父の除籍謄本と私の戸籍謄本を発行してくれた若い女性職員は、ひとりの「人」として私の言うことを「ごもっとも」と受け止めてくれて、次長に話をつないでくれました。
私のような区民の声をもっともっと皆さんからも発信していくこと、さらに現場の若い職員たちも区民の立場で、常識で考えてもおかしなこと、改善できることはどんどん提案して、内部から「変えていこう」と本気で行動されることをぜひ期待したいですね。

ちなみに、これは「役所」だけに限った話でなく、民間の組織でも同じだと思います。
決められたこと、上から言われたことだけをただ淡々とやるだけでなく、利用者の声・現場で感じる常識的なことをどんどん上に提案して内部からも「変えていこう!」と本気で思わなければ、なにも改善されないと思います。 

…またしても長々と失礼しました。
 
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プロフィール

高木 章

Author:高木 章
アマチュアの打楽器奏者です。

某放送局関連に勤務しながら長年趣味で続けてきた音楽活動。あるご縁から、障がいのある方たちとも音楽を通じてのバリアフリーを、また東日本大震災以降は「がんばろう日本」…そんな活動を続けています。

単に自分が音楽が好きだから演奏したいだけでなく、「音楽の力」で「せめて自分にできることを」!

50代半ばにして勤め帰りに学校に通い「音楽療法」を学びました。

音楽寄りの話題、社会・時事に関する日常的なあれこれを徒然なるままに…
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